Unul din avantajele de a avea acces rapid la Internet este ca de multe ori prezenta ta fizica intr-o locatie nu mai este necesara si poate fi suplinita usor prin simpla prezenta virtuala facilitata de sistemele de video conferinta si audioconferinta, grupate sub denumirea generica de sisteme de teleconferinta.
Acest lucru se vede foarte bine la firmele care incep sa permita angajatilor sa lucreze de acasa un numar de zile pe saptamana. Avantajele sunt de ambele parti, firmele reducand costurile cu birourile si angajatii castiga timp pe care altfel l-ar fi pierdut in trafic.
Teleprezenta angajatilor nu este insa singurul uz al sistemelor de teleconferinta. Discutiile cu potentiali clienti si cu partenerii de afaceri se pot purta fara deplasarea inutila a intregii echipe de management, costurile in ore neproductive putand ajunge repede la sume astronomice, fara a lua in calcul stresul cu calatoritul la care sunt supusi cei implicati.
Recrutarea noilor angajati se face din ce in ce mai des prin interviuri date la distanta, folosind softuri gratuite de videoconferinta care faciliteaza evaluarea candidatilor ca si cum acestia s-ar afla in aceeasi camera cu recrutorul.
Teleprezenta poate fi deosebit de utila si in cazul ticketelor complicate de suport tehnic, care nu pot fi rezolvate cu un simplu telefon. Este mai simplu sa preiei un apel din fata calculatorului decat sa te deplasezi pana la sediul clientului.
Nu doar firmele sunt insa vizate de producatorii de sisteme de teleconferinta pentru ca si domeniul invatamantului si cercetarii beneficiaza de conectarea virtuala a profesorilor cu studentii. Unele firme si-au construit un model de business cu ajutorul cursurilor tinute la distanta, ce permit studentilor sa participe de oriunde din lume, dandu-le acestora oportunitatea de a avea acces la cei mai buni profesori fara a se stabili in alta tara.
Se pot imagina o multime de situatii in care un sistem de conferinta isi poate dovedi utilitatea practica. Sper ca articolul acesta sa te ajute sa identifici ce tip de sistem se potriveste cel mai bine situatiei tale. Preturile pot varia foarte mult, deci este bine sa alegi un sistem corespunzator, fara a arunca in aer bugetul firmei.
Tipuri de sisteme de teleconferinta
Din punct de vedere al tipului sistemelor de conferinta am identificat trei tipuri principale: cele care ofera doar suport audio, cele care includ si stream-uri video intre apelanti si sistemele pe care ti le poti incropi singur fara prea mult efort si cu costuri minime, care pot ajunge chiar la zero in anumite situatii.
Sisteme de conferinta audio
Sunt cele mai simple tipuri de sisteme, care integreaza de obicei intr-un singur dispozitiv microfonul, boxele si unitatea de control. Sunt accesibile, compacte si uneori portabile, integrand un acumulator reincarcabil cu o autonomie de cateva ore.
De ce ai folosi un astfel de sistem si nu boxele laptop-ului este simplu: difuzorul mai puternic, produce sunet mai clar, necesar pentru convorbiri fara neclaritati. Intotdeauna cand vorbim de teleconferinte, daca ai de ales intre sunet bun si video clar iti recomand sa alegi sunetul. Degeaba te vezi bine cu interlocutorii tai daca nu poti auzi ce spun.
Sisteme de videoconferinta
Variaza de la sisteme destul de simple cu boza, microfon si webcam pana la adevarati monstri cu mai multe ecrane de diagonala mare, difuzoare surround, sisteme de microfoane si software cu functii avansate ce pot fi folosite in timpul conferintei. Astfel de sisteme pot fi extinse suplimentar cu camere video, ecrane, boxe samd.
Trebuie spus ca multe astfel de sisteme sunt prea avansate pentru nevoile utilizatorului tipic, existand suficiente modele mai accesibile capabile sa ofere o calitate buna pentru fluxurile video si audio.
 |
| Sisteme de teleconferinta – vezi modele |
Sisteme DIY – Webcam + Boxe + Instant Messaging
La final cred ca trebuie sa mentionez si optiunea unui sistem pe componente, incropit de tine. Pentru cei care participa la cursuri online, care dau interviuri sau lucreaza de acasa nu prea se justifica cheltuirea unei sume mari de bani pentru un sistem de conferinta performant cand poti obtine rezultate similare folosind un webcam bun, o pereche de boxe pentru PC si un microfon extern de calitate, daca cel de pe webcam nu este suficient de bun. Totul depinde insa de capabilitatile de interconectare ale sistemelor de teleconferinta la care te vei conecta de acasa.
Cele mai importante caracteristici
Dupa ce te-ai hotarat asupra tipului de sistem dorit a venit momentul sa incepi sa compari specificatii si preturi. Cele mai importante caracteristici cred ca sunt cele de mai jos:
Numarul de conexiuni simultane – majoritatea sistemelor de teleconferinta si a programelor de chat cu componenta audio si video ofera posibilitatea conectarii catorva persoane fara a plati nimic pentru asta. Cu cat numarul de utilizatori simultani creste cu atat solutia de comunicatie trebuie sa fie mai robusta, deci este foarte posibil sa fii nevoit sa cumperi o licenta noua care mareste numarul de conexiuni simultane (endpoints).
Software-ul de conferinta – pe langa numarul de utilizatori simultani activati pentru licenta software-ului de comuncatie livrat cu echipamentul hardware trebuie sa compari si usurinta in utilizare, suportul tehnic oferit in cazul in care apar probleme, optiunile de conectare a mai multor camere de conferinta in acelasi apel si cele avansate de definire a tipurilor de conferinte.
Ce vreau sa spun este ca pe langa tipul clasic de conferinta, cea in care oricine poate vorbi in orice moment, exista si conferinte in care vrei ca doar anumite persoane sa poata vorbi la un moment dat, celorlalti putandu-li-se da cuvantul la cerere. Cel mai bun exemplu in acest sens este cel in care un profesor vorbeste, studentii asculta, dar nu pot vorbi, insa in orice moment pot ridica mana pentru a i se da cuvantul de catre cel care controleaza conferinta.
La fel de utile sunt si optiunile de partajare a ecranului sau partajare de documente catre toate device-urile participante in apel. Multe sedinte de afaceri devin mult mai eficiente cand toti participantii au in fata hartiile despre care se discuta.
Optiunile de conectare – ca de obicei, optiuni bogate de conectare inseamna ca vei putea asigura o conexiune stabila in orice moment, fara sa depinzi de o singura conexiune la Internet. Cele mai multe sisteme se conecteaza pe Ethernet (RJ-45) sau WiFi, insa exista si sisteme de teleconferinta cu modem telefonic (RJ-11) si conexiune Bluetooth pentru tablete si telefoane mobile.
Poti de asemenea extinde sistemul cu dispozitive suplimentare prin intermediul porturilor de iesire audio si video. Porturile USB permit conectarea perifericelor inclusiv stickuri de memorie si hard diskuri externe pentru a partaja fisiere cu cei aflati in aceeasi conferinta.
Camera video – cand vine vorba de calitatea video responsabilul numarul unu este camera video sau camerele video folosite in sistem. Trebuie sa fii atent la rezolutie (de preferat minim HD sau Full HD si optional 4K pentru situatiile care cer o rezolutie atat de mare), la numarul de cadre pe secunda la care filmeaza (60 fps este o valoare ideala pentru miscari fluente), codecurile video suportate si, poate cel mai important, mobilitatea obiectivului.
O camera video flexibila permite miscari de pan (miscare in plan orizontal), de tilt (inclinare in plan vertical) si zoom pentru a putea incadra perfect participantii. Combinat cu un software avansat anumite camere pot urmari automat persoana care vorbeste la un moment dat.
Trebuie spus totusi ca degeaba calitatea fluxului video care iese din camera este impecabila daca sistemul se conecteaza la Internet printr-o „conducta” lenta. Viteza Internetului joaca un rol foarte important in calitatea fluxurilor audio si video care ajung la participanti.
Difuzoarele – cum am mai spus deja, calitate fluxului audio este mai importanta decat partea de video. Aceasta este influentata de microfon, de viteza conexiunii la Internet si nu in ultimul rand de calitatea difuzoarelor, care trebuie sa se auda clar cand vine vorba de fidelitatea reproducerii vocii, de volumul maxim si de orientarea difuzoarelor.
La sistemele mono-difuzor va trebui sa cauti un difuzor la 360 de grade (nu este o denumire tehnica, dar denota o boxa optimizata pentru omni-directionalitate). Sistemele de teleconferinta complexe permit conectarea mai multor difuzoare in puncte strategice din camera.
Microfonul – ca sa fii auzit bine de ceilalti ai nevoie in primul rand de un microfon bun sau eventual de mai multe microfoane care functioneaza impreuna (microphone array) cu functii de atenuare a zgomotului de fond si a ecoului, plus procesare software mai buna a vocii (DSP – Digital Signal Processing).
Unitatea centrala de comanda – o recunosti cel mai usor ca fiind acea telecomanda cu fir de pe mijlocul mesei, cu butoane butoane mari si usor accesibile pentru ajustarea volumului din difuzoare, pentru Mute, si optional acceptarea si terminarea unui apel. Nu trebuie confundata cu unitatea de procesare care seamana cu un DVR/box TV si la care sunt conectate toate componentele sistemului.
Telecomanda – este o a doua modalitate de control al sistemului, care pe langa butoanele mentionate anterior acopera toata functionalitatea avansata a sistemului de teleconferinta. Nu este neaparat necesara, dar eu cred ca este foarte comod sa o folosesti cand vorbim de un sistem sofisticat.
Compatibilitatea cu programele de IM (Instant Messaging) – cu cat creste numarul de participanti la conferinta cu atat creste diversitatea programelor folosite de acestia, deci este bine ca sistemul sa suporte convorbiri si cu participanti care folosesc solutii de Instant Messaging precum Skype for Business, Microsoft Lync, WebEX, Zoom etc. Altfel toti participantii vor fi nevoiti sa utilizeze hardware compatibil cu sistemul care initiaza apelul.
Interconectarea cu PC-uri si dispozitive mobile – similar cu situatia descrisa mai sus, este din ce in ce mai cautata optiunea de a incerconecta PC-uri si dispozitive mobile precum telefoanele si tabletele la sistemul de conferinta, fie printr-un program cunoscut de IM, fie folosind aplicatii gratuite puse la dispozitie de producatorul sistemului.
Salvarea conferintei pentru mai tarziu – in cazul organizatiilor mari este foarte utila optiunea de inregistrare a conferintei pentru revizuirea celor discutate mai tarziu sau pentru alcatuirea minutei sedintei inainte de trimiterea ca reminder la participanti. Inregistrarea se poate face in mai multe moduri: direct in cloud, pe o unitate de stocare externa sau in memoria interna a sistemului.
Ecranele – chiar daca personal prefer flexibilitatea de a alege singur monitorul sau televizorul pe care voi afisa fluxul video al videoconferintei trebuie spus ca exista multe solutii care integreaza unul sau mai multe ecrane de calitate, cu diagonala mare (am vazut si cu doua TV-uri 4K de 70 de inch). O alternativa mai putin costisitoare este achizitia unui videoproiector.
Standul – sistemele care utilizeaza mai multe componente vin de obicei cu un stand cu roti ce poate fi mutat usor prin camera in locatia dorita, deci verifica cat de solid este acesta construit si ce posibilitati de ajustare ofera pentru pozitionarea ecranelor, a difuzoarelor si a camerei video.
Cateva modele recomandate de sisteme de teleconferinta:
- Seria Jabra Speak – sisteme mono-difuzor integrate intr-un singur device, pana la 15 ore autonomie, conexiune USB, Bluetooth;
- Seria Plantronics Calisto – sistem cu un singur difuzor 360 de grade, autonomie pentru pana la 6 ore, microfoane bi-directionale, DSP pentru procesarea sunetului, conexiune Bluetooth cu mini-adaptor USB;
- Seria Aver EVC – sisteme multipoint cu pana la 10 conexiuni, camera video cu zoom optic 12X, conexiuni video si audio variate, comunicare criptata;
- Seria Barco ClickShare – sistem wireless 802.11n si Lan (100 Mbps), maxim 8 conexiuni;
- Seria Polycom RealPresence – solutii integrate cu pana la doua monitoare de 70 inch, conexiune Ethernet, microfoane cu reducerea zgomotului de fond si a ecoului.
Se mai pot spune multe despre sistemele de teleconferinta, insa cred ca am reusit sa acopar destul de bine principiile dupa care trebuie sa te ghidezi cand alegi. Daca nu am reusit insa sa fiu destul de clar sau mai ai lucruri de adaugat te rog sa lasi un comentariu mai jos.
