Printre accesoriile utile de birotica si papetarie se afla si aparatele de indosariat care „leaga” documentele intr-o spira de plastic ce ofera avantaje importante fata de filele de protectie de plastic sau de dosarele cu sina. Cum am spus in nenumarate randuri, organizarea documentelor este foarte importanta nu doar dintr-un birou unde lucreaza mai multe persoane, dar si acasa, pentru ca un document greu de gasit se poate dovedi o pierdere de timp costisitoare si enervanta.
In trecut am discutat pe Shopniac despre cele mai simple accesorii de birotica ce te pot ajuta sa organizezi si sa pastrezi documentele pe termen lung (vezi articolele despre capsatoare si perforatoare si laminatoare). Acum a venit timpul sa discutam despre un accesoriu mai putin intalnit, insa deosebit de util: aparatul de indosariat cu spira sau termic. In ciuda parerii generale, nu pretul este motivul pentru care aparatele de indosariat nu sunt mai populare. Pur si simplu multa lume nu stie de ele sau nu constientizeaza cat de accesibile sunt.
Hai sa vedem impreuna cum functioneaza si cum alegem un aparat de indosariat pentru organizarea cu grija a documentelor acasa sau la birou.
Cum functioneaza un aparat de indosariat si tipuri principale
Similar cu perforatoarele de documente, aparatele de indosariat folosesc o presa mecanica pentru a gauri colile de hartie. Diferenta consta in numarul de gauri necesare pentru folosirea unei spire de plastic si de forma capetelor de peforare. In cazul indosarierii vorbim de cutite care taie in coli orificii alungite, prin care vor intra inelele de plastic sau metal ale spirelor.
Aparatele de indosariat cu spira folosesc un sistem tip parghie pentru perforarea hartiilor, pentru deschiderea spirei care tine loc de cotor si pentru introducerea hartiilor pe inelele spirei.
Rezultatul este un document care arata foarte bine, ce poate fi deschis fara probleme la 180 sau chiar 360 de grade, putand fi citit foarte usor fara a indoi cotorul (nici nu exista de fapt un cotor propriu-zis). In plus, in cazul aparatelor cu spira de plastic poti oricand scoate si adauga foi in document, iar prin adaugarea unor coperti nu doar creste rezistenta in timp a documentului, insa acesta capata si un aspect mai ingrijit, foarte cautat in unele medii profesionale.
 |
| Vezi sute de modele de aparate de indosariat |
In cazul aparatelor cu spira metalica, acestea au un caracter mai permanent. Teoretic poti deschide spirele pentru a adauga sau scoate hartii din document, insa metalul va ceda cu siguranta dupa doua-trei astfel de operatiuni. Spirele metalice sunt folosite uneori pentru aspectul lor mai profesionist, insa sunt practice doar pentru agende, calendare sau documente similare.
Un al treilea tip de aparat de indosariat este cel termic, care foloseste o bagheta de plastic in forma de U pe interiorul careia se gaseste un clei special activat la caldura. Aceste baghete au rol de a asigura un cotor fix pentru document. Indosarierea termica este utila in cazul documentelor de dimensiuni mici, de cateva zeci de foi.
Caracteristicile principale de urmarit
De departe cele mai raspandite aparate de indosariat documente sunt cele cu spira de platic, deci majoritatea caracteristicilor prezentate mai jos se referea la acestea. Hai sa le luam pe rand:
Formatul hartiei – marea majoritate a aparatelor de indosariat sunt concepute pentru formatul A4, insa vei gasi si modele A3, A4+, dotate cu ghidaje care permit folosirea lor si pe formate mai mici, in functie de tipul documentului ce trebuie legat.
Numarul maxim de coli – atat deschiderea baghetei cat si diametrul spirelor influenteaza grosimea maxima a dosarului, deci va trebui sa afli numarul maxim de coli ce pot fi indosariate in acelasi document. Valorile tipice se incadreaza in zona 100 – 150 de coli. Principalele tipuri de spire sunt cele de 8 mm, 12 mm, 22 mm si 51 mm (acestea sunt suficiente pentru 400 – 500 de coli), insa vei gasi si variante intermediare. Recomandarea mea este sa alegi intotdeauna aparatul in functie de grosimea finala a documentului. Mai cred si ca este bine sa ai mai multe tipuri de spire la indemana.
Baghetele folosite pentru indosarierea termica in general au o capacitate mult mai redusa, in jurul valorii de 30 – 40 de coli (baghete de 4 mm grosime) si 80 de coli (baghete de 8 mm grosime).
Cand este vorba de coli de obicei toate specificatiile sunt raportate la hartie standard de 80 grame pe metru patrat (80 gsm). In cazul grosimii copertilor nu exista un standard, deci respecta indicatiile producatorului aparatului cand alegi copertile pentru document ca sa nu ai surpriza ca nu le poti gauri.
Capacitatea de perforare simultana – este vorba de numarul maxim de coli ce pot fi perforate simultan. Aici vorbim de 5 – 10, maxim 25 de coli de obicei, deci pentru un document mai mare va trebui sa reiei procesul de mai multe ori.
Diametrul maxim al spirelor – unele aparate pot lucra si cu spire de 50 mm diametru si chiar mai mari, suficiente pentru a indosaria cateva sute de foi simultan, insa in cazul documentelor cu doar cateva zeci de foi acestea nu vor arata prea bine. Din fericire aparatele suporta spire de dimensiuni diferite, deci poti oricand folosi o spira mai mica.
Numarul de cutite (gauri) – este important din punctul de vedere al standardului folosit deoarece pentru orice produs non-standard va fi mai greu sa gasesti consumabile (de exemplu in cazul A4 se folosesc de obicei 21 de spire, iar pentru A4+ sunt necesare 24 de cutite de perforare). Poti oricand alege un aparat cu mai multe cutite, cat timp ai optiunea de anulare a acestora, pentru a folosi doar cutitele de care ai nevoie la un moment dat.
Ghidaj ajustabil – te ajuta sa aliniezi rapid hartiile in vederea perforarii, util mai ales pentru ca nu vei putea perfora toate hartiile dintr-un document simultan si vrei sa te asiguri ca gaurile se vor alinia corect. Ai nevoie de doua ghidaje, pentru ca (1) aliniezi nu doar hartia in functie de formatul dorit, A3, A4, A5 etc, dar si (2) din punctul de vedere al distantei perforatiunilor fata de marginea hartiei. Pentru documentele cu mai multe foi este necesar sa perforezi hartia spre interiorul colii pentru ca foile sa reziste mai bine in timp.
Cutite anulabile – este functia care permite inchiderea anumitor cutite pentru situatiile in care nu vrei sa perforezi toate gaurile (sa zicem ca folosesti spira intrerupra sau ai decupaje in cotorul documentului). Alegerea individuala a cutitelor pe care le folosesti iti ofera mai multa flexibilitate.
Manerul de perforare – perforarea documentelor se face mecanic, deci un brat cat mai lung te va ajuta prin reducerea efortului necesar perforarii. O alta alegere buna este un maner care se intinde pe toata lungimea aparatului, oferind o forta de apasare distribuita uniform.
Compartiment pentru spire – unele aparate ofera si un compartiment in baza de perforare, unde poti depozita cateva spire. Destul de util, daca ma intrebi pe mine.
Pasii de indosariere – aici sunt disponibile doua tipuri de aparate, simple – perforarea si indosarierea se fac intr-un singur pas, sau duble – intai perforezi hartia apoi o indosariezi, folosind manere separate. Sincer nu cred ca este absolut obligatoriu un aparat de indosariat cu un singur pas. Exista si modele electrice, insa este vorba doar de pasul de perforare, cel de legare facandu-se de obicei tot manual. Nu cred ca merita investitia intr-un astfel de aparat, cel complet manual fiind suficient pentru majoritatea situatiilor.
Tavita pentru reziduri – perforarea hartiei in zona orificiilor prin care va trece spira rezulta in reziduuri tip confetti, deci este bine ca aparatul sa fie dotat cu un compartiment in care acestea cad in mod natural. Sute de bucatele de hartie pot transforma rapid biroul intr-un haos de nedescris.
Sistem redeschidere spire – in ciuda faptului ca vorbim de spire de plastic, acestea sunt foarte rezistente si aproape imposibil de deschis simultan in mod manual, fara a folosi aparatul de indosariat. De aceea iti recomand un aparat dotat cu un sistem de redeschidere a spirelor, pentru a putea modifica rapid continutul documentului. Aparatele cu spira metalica nu ofera aceasta optiune, nu pentru ca nu ar fi posibil, ci doar pentru ca spirele metalic nu rezista acestui tratament.
Cateva modele recomandate de aparate de indosariat:
- Seria Fellowes Starlet – format A4, capacitate 120 de coli, perforare 12 de cooli, ghidaj pentru dimensiunile documentului;
- Seria Monolith OP – format A4, suport pentru spire de 51 mm (500 coli), 2 trepte de reglare a adancimii de perforare;
- Seria GBC CombBind – format A3, A4 si A5, leaga pana la 330 coli cu sina de legare de 38 mm;
- Seria Obinder – capacitate pana la 450 de coli, optional perforare electronica cu inele metalice, format A3 si A4.
Sper ca te-am convins de utilitatea aparatelor de indosariat cu spira sau termice. Costurile au scazut foarte mult in ultimii ani, deci chiar si birourile mici isi permit asa ceva. Utilitatea acasa depinde foarte mult de cat de frecvent lucrezi cu documente, insa sunt sigur ca se vor gasi situatii care justifica achizitia unui astfel de aparat.
