Chiar daca societatea noastra se misca in directia digitalizarii datelor o foarte marte parte din informatie circula in format tiparit, in special intre firme si in relatia cu administratia locala. In aceste situatii este foarte usor ca documente ce contin date personale sau informatii confidentiale sa ajunga pe mana unei persoane rauvoitoare.
Multa lume pur si simplu arunca la gunoi hartiile de care nu mai are nevoie, fara a le rupe macar in bucati pentru a ascunde informatiile aparent inofensive. Furtul de identitate nu a luat inca amploare in Romania insa de ce sa nu ne protejam folosind o unealta foarte accesibila si usor de utilizat: distrugatorul de documente, un aparat care nu ar trebui sa-ti lipseasca la birou sau acasa.
Hai sa aflam in randurile urmatoare ce tip de shredder (termen in engleza care inseamna maruntire) trebuie sa alegi, cat costa si care sunt caracteristicile cele mai importante de care trebuie sa tii cont.
De ce ai nevoie de un distrugator de documente
Nu trebuie sa lucrezi intr-o agentie guvernamentala ale carei initiale contin doar trei litere pentru a avea nevoie de un aparat distrugator de documente. Intr-o lume in care accesul la informatii sensibile permite unei persoane rau intentionate sa produca cu usurinta pagube materiale si nu numai este important sa distrugem documentele care contin date confidentiale in asa fel incat aceste date sa fie imposibil de recuperat.
Fie ca vorbim de plicuri pe care sunt inscrise adrese de corespondenta, numere de telefon, facturi care te pot identifica personal, contracte, documente bancare sau hartii confidentiale un shredder de documente este cea mai buna modalitate pentru a te asigura ca informatia de pe acestea nu mai poate fi recuperata de raufacatori.
Ce mai pot taia cu un distrugator de documente in afara de hartii? – pe langa documentele tiparite pe coli de hartie sau scrise de mana majoritatea distrugatoarelor de documente sunt capabile sa rupa in bucati plicuri groase, CD-uri sau DVD-uri care contin date importante, carduri de plastic si obiecte de papetarie precum agrafe sau capse metalice, deci nu va trebui sa le inlaturi manual inainte de a taia un document care contine mai multe pagini.
Modelele avansate sunt capabile sa distruga si memorii USB, microfilme si chiar unitati magnetice de stocare (diskuri flopppy, folosite inca in unele locuri sau hard diskuri).
Tipuri de distrugatoare de documente
Nu toate shredderele sunt construilte la fel, motiv si pentru care un model ieftin costa aproximativ 100 de lei, in timp ce unul profesional poate ajunge sa depaseasca si 10.000 de lei. Principala caracteristica dupa care sunt categorisite distrugatoarele de documente, cum este si de asteptat, este modul de taiere al hartiilor si dimensiunea particulelor taiate.
Strip-cut
Este cel mai simplu tip de distrugator de documente, care taie hartia in fasii lungi (40 – 50 in medie pentru o foaie A4). Din pacate aceasta modalitate de distrugere a documentelor nu este foarte sigura, existand destule programe software capabile sa reconstruiasca documentele originale pornind de la aceste fasii. Chiar si pentru uz personal as evita acest tip de shredder.
Cross-cut (confetti)
Este cel mai bun distrugator de documente ca raport pret – securitate, fiind dotat si cu cutite ce taie perpendicular pe fasia de hartie, nu doar in lungime, rezultand mici dreptunghiuri foarte greu de reconstituit. In general discutam de aproximativ 200 de bucati taiate per coala de hartie A4. Modelele super cross-cut ajung sa taie si peste 400 de bucati dintr-o singura coala.
 |
| Vezi preturi pentru distrugatoare de documente |
Micro-cut
Sunt distrugatoarele care ofera cel mai ridicat nivel de securitate, taind hartiile in bucati foarte fine, aproximativ 2.000 de bucati pentru uz comercial si pana la 6000 – 15.000 de piese in cazul distrugatoarelor super micro-cut si high-security folosite in agentii guvernamentale sau in cazul firmelor care lucreaza cu documente clasificate sau confidentiale. Pe langa performanta de a securiza documentele care trebuie distruse aceste distrugatoare pot lucra in regim continuu mai mult timp ca alte modele.
Distrugatoare de documente compacte (portabile)
Sunt o categorie aparte de shreddere, de dimensiune redusa, care pot fi montate pe un cos de gunoi obisnuit (o tija ajustabila permite modificarea lungimii aparatului) sau li se poate atasa un sac de plastic pentru depozitarea hartiilor taiate. Alimentarea se face tot de la priza, datorita necesarului de putere ridicat ce le face aproape imposibil de alimentat de la o baterie.
Care sunt nivelele de securitate oferite de un shredder?
Distrugatoarele de documente sunt clasificate in Uniunea Europeana dupa standardul DIN 66399 (vezi detalii aici). Acest standard foloseste nivele de securitate de la unu la sapte, in functie de tipul documentului, pentru a imparti dispozitivele de taiat documente in trei clase de protectie, unde unu reprezinta cel mai mic grad de protectie, iar trei inseamna un dispozitiv pentru medii in care circula informatii foarte importante, inclusiv de securitate nationala.
| Clasificare | Nivel de securitate |
| Clasa de protectie 1 | 1, 2, 3 |
| Clasa de protectie 2 | 3, 4, 5 |
| Clasa de protectie 3 | 5, 6, 7 |
| Clasificare | Dimensiune maxima particula | Tip document |
| Nivel de securitate 1 | 200 mm2, maxim 12 mm latime, lungime nelimitata | Documente cu caracter general |
| Nivel de securitate 2 | 800 mm2, maxim 6 mm latime, lungime nelimitata | Documente interne |
| Nivel de securitate 3 | 320 mm2, maxim 2 mm latime, lungime nelimitata | Medii de stocare cu informatie sensibila si confidentiala sau date personale cu cerinte inalte de protectie |
| Nivel de securitate 4 | 160 mm2, maxim 6 mm latime | Medii de stocare cu informatie foarte sensibila si confidentiala sau date personale cu cerinte foarte inalte de protectie |
| Nivel de securitate 5 | 30 mm2, maxim 2 mm latime | Medii de stocare cu informatie confidentiala sau fundamentala pentru o persoana, companie sau institutie |
| Nivel de securitate 6 | 10 mm2, maxim 1 mm latime | Medii de stocare cu informatii confidentiale cu cerinte extraordinare de protectie |
| Nivel de securitate 7 | 5 mm2, maxim 1 mm latime | Date confidentiale cu cel mai inalt nivel de securitate |
Care sunt cele mai importante caracteristici ale unui tocator de hartie
Acum ca stii care este utilitatea unui distrugator de documente a venit momentul sa trecem la listarea specificatiilor tehnice pe care este bine sa le urmaresti atunci cand vrei sa te decizi asupra celui mai bun model din gama de pret vizata:
Nivelul de securitate – eu de aici as incepe cautarea, adica de la stabilirea necesarului de securitate pentru documentele de care nu mai am nevoie. In functie de nevoia de securitate va trebui sa iti ajustezi si bugetul alocat. Dimensiunea particulei taiate este cea care determina un anumit nivel de securitate, deci daca nivelul standard nu este specificat te poti orienta in functie de aria si dimensiunile (lungime si latime) resturilor rezultate.
Dimensiune fanta intrare hartie – latimea fantei alimentatorului cu documente este a doua specificatie importanta. O fanta prea ingusta necesita impaturirea documentelor, lucru ce poate duce la blocarea frecventa a cutitelor de taiere. Asigura-te ca vei putea introduce documente in formatul dorit fara sa fie nevoie sa impaturesti sau sa le rupi in prealabil. Cele mai accesibile shreddere accepta hartii in format A4, insa exista si modele cu fante de taiere mai mari.
Viteza de taiere – este o valoare exprimata prin lungimea de hartie care poate fi tocata intr-un minut. In mod normal pentru uz casnic nu prea conteaza cat de rapid este taietorul de documente, insa intr-un birou unde acesta va fi folosit de mai multe persoane simultan este un indicator destul de important. Nu pot sa-ti dau sugestii in acest sens, altele decat de a tine cont de volumul de documente ce va fi procesat in medie, lunar.
Capacitatea de taiere simultana – din fericire o viteza scazuta de taiere poate fi “pacalita” prin introducerea simultana a unui teanc de hartii. Inainte de a introduce un dosar intreg insa afla care este numarul maxim de coli ce poate fi taiat simultan si incearca sa nu testezi limitele aparatului pentru ca ai toate sansele sa-l blochezi.
Ciclul de lucru – un shredder nu poate functiona in continuu, deci verifica care este ciclul de lucru optim si nu forta nota. Practic vorbim de cate minute poate functiona in continuu si cat timp trebuie facut apoi oprit aparatul pentru a se raci pana la o noua utilizare.
Distrugator CD-uri, DVD-uri, carduri bancare – informatiile confidentiale nu circula doar pe hartie, motiv pentru care unele modele ofera suport pentru sfaramarea discurilor optice si a cardurilor de plastic. Pentru acestea exista de obicei o fanta separata si un cos colector special pentru bucatile de discuri si carduri de plastic de orice fel. Alte lucruri pe care le-ai putea vrea distruse sunt plicurile groase, capsele si agrafe metalice.
Capacitate cos colector – este volumul exprimat in litri al cosului de strangere al resturilor rezultate in urma taierii. Chiar daca ai fi tentat sa crezi ca un volum mai mare este mai bun, pentru unele tipuri de documente este mai sigur sa fie impartite in pungi separate, pentru a descuraja si mai mult incercarile de reconstruire a acestora. Pentru uz normal insa un cos colector mai mare inseamna mai putine drumuri la cosul de gunoi.
Cos cu indicare a nivelului de plin – suna complicat insa este vorba de o simpla zona transparenta din partea de sus a cosului care iti arata dintr-o privire cand este momentul sa il golesti.
Functie reverse – este optiunea de a misca hartia in sensul opus, pentru a debloca un document care se incapataneaza sa nu se lase taiat. Unele modele mai scumpe au si functie auto-reverse, detectand automat cand hartia s-a blocat, moment in care schimba sensul rolelor de ghidaj pentru deblocare automata. Mi-as fi dorit asa ceva si pe imprimanta de acasa, ca sa fiu sincer.
Alimentator automat de documente – in momentul in care ai de taiat un teanc de cateva sute de hartii vei aprecia prezenta unui alimentator de documente (feeder) de unde shredder-ul isi va trage automat urmatoarea coala de hartie. In functie de unde lucrezi s-ar putea sa fii obligat sa nu lasi documentele sensibile nesupravegheate, deci tine cont de acest lucru.
Oprire si pornire automata – pentru a profita la maxim de ciclul de functionare al distrugatorului de documente iti recomand un model cu oprire si pornire automata. Pornirea se face la detectia documentelor introduse in fanta de taiere, iar oprirea se face cand nu mai exista documente de taiat. Oprirea se poate face automat si la deschiderea containerului colector de documente taiate.
Distribuire uniforma a particulelor taiate – in mediile cu securitate sporita este urmarit si felul in care particulele rezultate sunt distribuite in cosul de colectare, pentru a preveni inghesuirea resturilor aceluiasi document intr-o anumita zona. Pentru uz normal insa nu cred ca este o caracteristica atat de importanta.
Nivelul de zgomot – nu te astepta la acelasi nivel de zgomot ca atunci cand tai cu foarfeca o foaie de hartie pentru ca vei fi dezamagit. Multe modele de shreddere ajung si la 60-70 decibeli in timpul functionarii, un nivel prea ridicat dupa parerea mea, motiv pentru care iti recomand un aparat care emite maxim 50 – 55 de decibeli.
Protectie pentru degete – este un senzor care detecteaza cand te apropii cu mana prea aproape de fanta de taiere si opreste automat alimentarea cutitelor tocatoare. Este o functie foarte utila pentru a preveni accidentele la birou sau acasa, unde locuiesc si copii.
Protectie la supraincalzire a motorului – este de data aceasta o masura pentru a preveni defectarea aparatului si intrerupe automat alimentarea cutitelor atunci cand este detectata o incalzire prea mare a motorului, cauzata cel mai probabil de funtionarea indelungata a acestuia, peste ciclul prevazut de producator.
Usurinta golirii de hartie – fie partea de sus a aparatului, cea care include capul de taiere, se poate detasa de cosul colector de plastic pentru a putea folosi orice cos de gunoi doresti, fie se poate atasa un sac de plastic sub capul de taiere pentru a depozita resturile direct in recipientul pe care il vei duce la gunoi.
Dimensiuni si greutate – daca in cazul modelelor pentru uz personal discutam de aparate de dimensiuni similare cu ale unei imprimante de birou, in cazul modelelor cu grad de securitate ridicat si volum de lucru mare dimensiunile si greutatea joaca un rol important, mai ales daca anticipezi ca vei reloca des aparatul in cadrul biroului.
Roti pentru transport – util pentru shredderele voluminoase si grele este un set de rotite pentru transportarea mai usoara.
Display LCD – pentru shredderele complexe un display LCD se poate justifica oarecum, insa in cazul utilizarii normale nu cred ca ai nevoie de asa ceva, operatiunea de distrugere a documentelor fiind una destul de automatizata oricum, in special pe un model dotat cu alimentator automat de documente.
Lubrificare automata pentru cutite – ca orice aparat de birou si tocatoarele de documente trebuie intretinute, cea mai buna operatiune pentru logenvitatea aparatului fiind cea de lubrifiere a cutitelor de taiere. Din acest motiv un model care face asta automat este de dorit, fiind mai simplu de utilizat. Tot ce ai de facut este sa te asiguri ca exista suficient ulei in rezervorul dedicat acestei operatiuni.
Extra – unele modele includ sticlute cu ulei pentru ungerea mecanismului de taiere. Este un mic bonus care iti ofera o perioada de ragaz pana cand esti nevoit sa cumperi tu acest accesoriu pentru intretinerea periodica a dispozitivului.
Cateva modele recomandate de shreddere:
- Seria HSM Securio – shreddere de pana la 27 coli capacitate de taiere simultana, distruge si discuri optice, capse si agrafe metalice;
- Seria Rexel Cross-Cut – modele care taie pana la 24 de coli simultan si cu rezervor pana la 115 litri capacitate;
- Seria Kobra – pana la nivelul 7 de securitate, actionare manuala sau complet automata;
- Seria Dahle PaperSAFE – pana la nivelul 4 de securitate, taiere fasii sau confetti;
- Seria Followes – modele entry-level si semiprofesionale cu taiere in fasii sau cross-cut;
Acestea sunt cele mai importante lucruri pe care cred ca trebuie sa le stii despre distrugatoarele de documente, un instrument util pentru pastrarea documentelor tiparite nefolositoare de ochii persoanelor prea „curioase”. Daca mai stii si alte masuri prin care se pot proteja documentele fizice te rog sa le mentionezi intr-un comentariu mai jos.
