Cum alegi cel mai bun scanner de documente si imagini

Cred cu tarie ca din punctul de vedere functional scannerele sunt mici minuni ale vremurilor tehnologizate in care traim. Cu greu cred ca cineva isi poate inchipui un birou fara un scanner de documente, unealta care permite conversia documentelor analogice in fisiere digitale ce pot fi usor arhivate, multiplicate sau distribuite. Cred ca este corect sa spun ca un scaner este responsabil cu digitizarea informatiei. Daca acum 10-15 ani un scanner era o investitie destul de costisitoare, avansul tehnologic si concurenta fac ca un ziua de azi sa vorbim de costuri derizorii pentru un model simplu, cu performante cel putin multumitoare.

Un scanner (cuvant scris cu doi de “n”) indeplineste functia inversa pe care o are o imprimanta inkjet sau laser: sursa fizica a documentului este introdusa in scanner, care o converteste intr-un document in format binar ce poate fi apoi salvat in calculator sau pe orice alt mediu de stocare digital.

Nu o sa te plictisesc cu detaliile tehnice pentru ca poti oricand citi mai multe detalii despre scanarea documentelor pe Internet (ai aici un articol bine pus la punct), dar o sa incerc sa-ti fac un scurt rezumat al tehnologiei.

Documentul in forma fizica este plasat pe o bucata de sticla transparenta peste care se aseaza un capac “captusit” pe interior cu un material complet alb, ce permite identificarea automata a dimensiunilor hartiei documentului de scanat. Capul de scanare, constand dintr-un sir de senzori optici (diode sensibile la lumina), lampi, lentile si oglinzi, este apoi trecut pe sub sticla cu viteza constanta si transforma inpulsurile electrice furnizate de diode in biti de informatie care pot fi interpretati de orice program capabil sa deschida poze sau documente digitale.

Tipuri de scannere digitale

Descrierea de mai sus, cu lampa capului de scanare ce trece pe sub documentul plasat cu fata in jos pe sticla, este caracteristica unui scanner flatbed, cel mai raspandit si accesibil tip, insa exista si modele la care capul de citire este imobil (sheet-fed), documentul fiind cel care trece cu viteza constanta prin fata acestuia sau modele in care suprafata pe care este fixat documentul este cilindrica (drum scanner – tehnologie de calitate superioara folosita in tipografii si agentii digitale).

Cele mai “primitive” modele sunt cele handheld, in care utilizatorul este responsabil cu miscarea capului de scanare peste document cu viteza cat mai fixa. Este lesne de inteles ca acestea ofera cea mai slaba calitatea a digitizarii, informatia aparand deseori distorsionata din cauza miscarilor prea bruste sau din cauza alinierii necorespunzatoare.

Scannere independent (stand alone) – sunt echipamente care indeplinesc o singura functie, cea de scanner si nimic mai mult. Fara a constitui o regula, aceste modele sunt de obicei mai performante si vin cu mai multe functii ca cele incluse in multifunctionale.

Multifunctionale – nu cred ca mai exista in ziua de azi imprimante multifunctionale care sa nu includa si functie de scanner, deci cel mai probabil esti deja posesorul unui astfel de gadget. Cu cat ai investit (vei investi) mai multi bani cu atat si calitatea scanarii va fi mai buna.

Vezi modele stand-alone	Vezi modele multifunctionale	Vezi modele portabile

Scannere portabile – sunt un caz particular de scanner, care pune accentul pe mobilitate, de cele mai multe ori in detrimentul calitatii si vitezei de scanare. Cum este de asteptat, aceste modele includ baterii reincarcabile, care le permit sa scaneze documente fara a fi conectate la calculator/laptop sau la reteaua de electricitate. Documentele sunt stocate fie in memorie interna, fie pe memorii USB sau carduri de memorie.

Caracteristicile tehnice importante ale unui scanner

Toate scannerele functioneza asemnator, insa exista suficient de multe considerente de ordin tehnologic care fac diferenta intre calitatea scanarii si costul de achizitie, aproape intotdeauna direct proportionale. Daca esti deci interesat de achizitia unui scanner digital, fie independent, fie inclus intr-o multifunctionala, cred ca trebuie sa fii la curent cu urmatoarele caracteristici tehnice. Voi incerca bineintele sa explic ce inseamna si in ce fel te afecteaza:

Formatul de scanare – poate cea mai importanta caracteristica este dimensiunea maxima a mediului ce poate fi scanat in vederea digitizarii. Cele mai populare modele sunt scannerele in format A4, deci intalnim fix aceeasi situatie ca si la imprimante. Nici nu cred ca e de mirare, pentru ca formatul A3 este de obicei intalnit cu precadere in mediul profesional, care are de-a face cu creatia digitala, nu intr-un birou de firma dintr-un domeniu “obisnuit” sau la domiciliu.

Exista si scannere in format A3, dar varietatea este mai mica, plus ca acestea sunt de cel putin doua ori mai voluminoase si mult mai grele. Pe langa aceste doua formate mai exista scanerele de dimensiuni mici, cele utilizate de obicei pentru fotografii 15 x 10 cm, deci un caz special, si cele de format mare (A2, A1, A0 si mai mari), pe care cu greu le vei gasi in magazinele IT generaliste.

Rezolutia optica de scanare (DPI) – de departe cea mai importanta caracteristica cu impact asupra calitatii imaginii scanate este rezolutia optica, exprimata in DPI (Dots per inch = puncte per inch liniar), si reprezinta numarul maxim de puncte individuale din imaginea originala pe care le poate vedea senzorul scannerului. Mai multe detalii despre semnificatia exacta a termenului am adaugat in acest articol.

O valoare mai mare inseamna o calitate mai buna a detaliilor, dar si o viteza de scanare redusa. Din fericire aceste valori se pot seta din software-ul scannerului, la fiecare noua digitizare. In tipografii o valoare uzuala folosita pentru imprimarea revistelor si ziarelor este 300 dpi, valoare de la care ochiul uman cu greu va putea distinge punctele inidividuale de la o distanta de cativa zeci de centimetri.

Personal iti recomand insa un scanner capabil sa scaneze la cel putin 1200 x 1200 dpi (verticala si orizontala). Majoritatea modelelor comercializate in ziua de azi pot sa urce si mai sus, la 4800 x 4800 dpi, 9600 x 9600 dpi sau chiar si mai mult.

Nu confunda rezolutia optica de scanare cu rezolutia digitala interpolata, specificata de unii producatori. Interpolarea este o metoda matematica de a adauga pixeli noi intermediari la nivel de software, fara a adauga de fapt detalii noi, care nu au fost capturate in momentul scanarii. Nu te lasa pacalit de tehnicile vazute in serialele politiste precum cele din seria CSI!

Adancimea de culoare – exprimata in numarul de biti, reprezinta capacitatea scannerului de a percepe nuante diferite de culoare (modele color) sau nuante de gri (modele alb-negru). 24 de biti de culoare inseamna aproximativ 16.7 milioane de culori, adica fix capacitatea unui monitor tipic pentru calculator. O sa vezi si modele care suporta 48 de biti (intern), insa pe tine te intereseaza adancimea externa de culoare, cea interna fiind obtinuta prin interpolare, fix ca si rezolutia digitala de scanare.

Tipul de documente acceptate – chiar daca in 99% din cazuri vei scana hartii A4 este important sa cumperi un model care ofera posibilitatea de a introduce si documente tiparite sau obiecte non-standard in tavita de scanare. Cele mai multe limitari sunt date de capacul scanerului, care nu se poate deschide suficient de mult.

Fie ca vorbim de hartii mai groase, reviste, carti cu coperti cartonate, carduri in relief sau obiecte plate, este important ca scannerul sa le poata ‘citi’, deci verifica cu atentie lista de compatibilitate oferita de producator.

Viteza de scanare – cu cat crestem mai mult rezolutia de scanare cu atat scade viteza de conversie a documentelor analogice in format digital. Nu cred ca este o caracteristica atat de importanta, decat in clipa in care ai de scanat volume mari de pagini. Multi producatori nici nu mentioneaza aceasta valoare, deci nu-ti bate capul prea tare daca nu o gasesti in fisa cu specificatii. In general vorbim de cateva pagini pe minut la o rezolutie standard (masuratori facute la 300 sau 600 dpi).

Interfata de conectare – marea majoritate a scannerelor se conecteaza pe USB, cel mai cunoscut standard de conectare pentru calculatoare la ora actuala, insa exista si modele cu mufa LAN (RJ45 Ethernet), ce poti fi accesate si din retea, daca le conectam prin cablu la un router wireless, sau prin WiFi (functie oferita de foarte putine modele). Vei gasi probabil si modele mai vechi, care includ pe langa USB si conexiune SCSI sau Firewire (IEEE 1394), dar nu cred ca laptopul sau desktopul tau sunt atat de vechi.

Compatibilitate TWAIN – initialele vin de la Technology Without an Interesting Name, adica tehnologie fara un nume interesant (nu este o gluma), si se refera la protocolul de comunicare dintre software si dispozitive digitale precum camerele foto si scannerele. Un scanner compatibil TWAIN foate fi folosit impreuna cu orice software ce ofera compatibilitate TWAIN, fara a trebui sa instalezi programe speciale, mai putin driverele oferite de producator, daca nu sunt deja incluse in sistemul de operare Windows.

Alimentare – chiar daca majoritatea modelelor vin cu adaptor pentru alimentarea de la priza trebuie sa stii ca exista si scannere eficiente care se alimenteaza direct de pe USB, deci pot fi folosite impreuna cu un laptop cand nu ai nicio priza in vecinatate.

Alimentator de documente (document feeder) – daca scanezi cate o pagina din cand in cand nu ai nevoie de tavita pentru alimentarea de documente, insa aceste optiune este absolut necesara intr-un birou in care se scaneaza acte, facturi si documente in mod constant. Modul de utilizare este simplu: pui documentele orientate corect si scanerul le preia automat unul cate unul. Rezultatele sunt salvate pe parcurs in functie de setarile programului utilizat pentru scanare, fara a necesita interventia utilizatorului.

Sisteme de operare compatibile – o problema pentru imprimantele si scanerele vechi este lipsa driverelor pentru versiunile mai noi de sisteme de operare, deci daca ai pus ochii pe un scanner second hand sau vrei sa cumperi un model lansat acum cativa ani asigura-te ca pe site-ul producatorului se gasesc drivere pentru versiunea ta de sistem de operare (Windows, Mac sau Linux).

In cazul Windows exista optiunea de a rula programe mai vechi intr-un mod de compatibilitate cu versiunile mai vechi de Windows. Astfel eu am putut instala o imprimanta HP veche pe Windows 10 folosind driverele create pentru Windows 7. Nu este insa o garantie ca acest procedeu va functiona si pentru tine. Detalii mai multe gasesti aici.

Panou de comanda – cu cat scanerul este mai avansat si ofera mai multe optiuni creste posibilitatea ca producatorul sa includa si un panou digital de control (ecran LCD touchscreen sau controlat din butoane) pentru a accesa rapid anumite optiuni precum: scanare noua, setare rezolutie scanare, scanare cu trimitere pe email, fax, in cloud, destinatii multiple, salvare pe card, stick USB samd. Consider ca un software bine pus la punct inlatura necesitatea acestui ecran si iti permite sa controlezi scanerul direct din fata tastaturii.

Scanare duplex – de obicei aceasta functie este oferita de modelele care au deja tavita pentru alimentare cu documente. O hartie imprimata pe ambele parti este intoarsa automat in tavita dupa prima scanare, fara a necesita astfel interventia utilizatorului, ce ar trebui in cazul unui scanner flatbed sa repozitioneze pozitia pe suprafata de scanare.

Scanare in pozitie verticala – cred ca ai nevoie de acesta functie doar in cazul in care ai problema cu spatiu disponibil pe birou si doresti sa montezi scanerul in pozitie verticala. Functia face fix ceea ce pare: permite scanarea documentului in plan vertical.

Software OCR – mentionez la partea de caracteristici programul de OCR (Optical Character Recognition: recunoasterea optica a caracterelor) pentru ca este unul dintre programele esentiale pe care trebuie sa le instalezi impreuna cu un scanner. De ce? Pentru ca permite transformarea unui pagini scrise intr-un document office, ce poate fi ulterior editat, completat, corectat, nu o simpla fotografie digitala.

Nu trebuie sa folosesti un anume program, cat timp scanerul este compatibil TWAIN, dar includerea unei optiuni gratis este un bonus. Din fericire exista numeroase optiuni gratuite pe Internet, precum aceasta, care nu necesita instalarea vreunul program pe calculatorul la care este legat scannerul.

Functii software – cred ca o componenta foarte importanta a unui scanner este programul oferit de producator, care de cele mai multe adauga functionalitati utile, care iti vor salva timp (si nervi) atunci cand ai de digitizat o cantitate mai mare de documente. Aici intra lucruri precum scanare cu trimitere pe email, salvare in format PDF, salvare in cloud, salvare in director (folder) predefinit, pe FTP, pe stick USB, pe card de memorie, in destinatii multiple, trimitere pe fax.

Toate acestea se configureaza din software-ul scanerului sau direct dintr-o interfata web accesibila tuturor dispozitivelor din retea, fara a mai instala driveri sau alte programe. Scanerele profesionale pot fi gestionare de la distanta de catre departamentul IT, ce pot acorda inclusiv de drepturi de scanare pe baza de utilizator si parola, pot crea profiluri de scanare accesibile rapid, pot bloca accesul la anumite functii ale scanerului si pot primi rapoarte complete cu cine a scanat, cand a scanat, ce a scanat si multe alte informatii utile companiilor.

Scaner de diapozitive (adaptor de transparenta) – cine foloseste inca un aparat foto pe film sau are de convertit niste filme vechi (foto, negative sau diapozitive) are nevoie de un adaptor special de transparenta, in care trebuie adaugat filmul inainte de a fi scanat.

Un scanner este un dispozitiv foarte simplu de utilizat la prima vedere, dar cred ca ti-ai dat seama deja ca in functie de nevoile tale putem ajunge sa discutam de dispozitive care costa cateva zeci de mii de lei.

Este important deci sa stii exact de care functii ai nevoie, pentru a selecta un produs suficient de inteligent, la un pret corect. Deci daca mai ai intrebari le astept cu drag in sectiunea de comentarii. Voi incerca sa-ti raspund cat mai rapid.

Ionuț-Alexandru Popa

Pasionat de gadgeturi, tehnologie (despre care scriu din 2003), filme și jocuri, lucruri care îmi ocupă probabil mai mult timp decât ar trebui.